Independentemente do porte de sua empresa, seja ela grande, média ou pequena, é preciso compreender o conceito da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), manter a conformidade fiscal e prestar contas ao Governo Federal, sob o risco de sofrer penalidades pela não observância das normativas.
A emissão da NF-e é o ponto de partida para estabelecer um negócio saudável e em conformidade com as regulamentações.
Esse documento simplifica um processo que anteriormente poderia ser complicado, propenso a erros e confusões, tornando-o mais acessível e contemporâneo.
Apesar da importância para a gestão da sua empresa e da facilidade substancial que oferece, muitos proprietários ainda desconhecem os detalhes da NF-e. Se este for o caso de sua empresa, este artigo é direcionado a você.
Prossiga com a leitura para descobrir o que é a Nota Fiscal Eletrônica, sua finalidade e as vantagens que pode trazer para o seu empreendimento.
O que exatamente é a NF-e, a Nota Fiscal Eletrônica?
A NF-e, abreviação para Nota Fiscal Eletrônica, é um documento digital que formaliza transações de venda de produtos ou serviços.
Ela é aplicável tanto a vendas realizadas em estabelecimentos físicos quanto às efetuadas pela internet.
Introduzido no Brasil em 2006, esse modelo de documento foi concebido para trazer praticidade tanto para empresas quanto para consumidores, além de facilitar a administração tributária.
A adoção do formato digital eliminou a necessidade de impressão em larga escala e a demanda por espaço físico para o armazenamento desses documentos.
Além disso, o novo formato proporciona maior facilidade na fiscalização das empresas pelos órgãos competentes.
Vale ressaltar que a emissão da nota fiscal é obrigatória, uma vez que é por meio dela que os tributos incidentes sobre as operações comerciais são recolhidos pelo governo.
Para simplificar ainda mais o processo de emissão, é possível utilizar um software emissor.
Esse sistema de gestão emite notas fiscais online, abrangendo diversos tipos de documentos fiscais eletrônicos.
Ele também realiza o envio automático das notas para os clientes e integra-se com a SEFAZ, bastando realizar o cadastro e a integração com o certificado digital para começar a emissão.
Qual a importância da Nota Fiscal de Produto Eletrônica (NF-e) para sua empresa?
A Nota Fiscal de Produto Eletrônica (NF-e) é um tipo de documento digital importante para formalizar transações de venda de produtos e serviços, tanto no ambiente físico quanto no virtual.
É preciso que qualquer empresa habilitada esteja em dia com suas obrigações fiscais.
O não cumprimento dessas obrigações pode acarretar em taxas de parcelamento e multas, comprometendo o êxito da empresa.
Por ser um formato digital, a NF-e simplifica a gestão, reduz custos e elimina grande parte da burocracia envolvida nos processos.
Provavelmente você já se deparou com o Danfe (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica) que acompanha suas compras online. Pois bem, ele representa a nota fiscal eletrônica.
No entanto, é importante ressaltar que o DANFE não é a nota fiscal e tampouco a substitui. Ele apenas facilita o acesso às informações da compra para o consumidor.
A adoção da NF-e simplificou os processos fiscais, tornando-os mais ágeis e simples, especialmente quando se utiliza um software emissor inteligente.
A utilização da nota fiscal em uma empresa é de suma importância tanto para a clientela quanto para o estabelecimento.
Isso se deve ao fato de que a ausência de emissão desse documento configura um ato ilícito de sonegação fiscal.
Por outro lado, a emissão da nota fiscal funciona como uma garantia para os clientes, caso necessitem trocar alguma peça ou reclamar de um serviço mal executado.
Quais são os tipos de Nota Fiscal existente?
Há diversas modalidades de nota fiscal que são comumente utilizadas nas empresas:
- Nota Fiscal Eletrônica (NF-e): utilizada para formalizar a venda de produtos, assegurando a possibilidade de devolução da peça;
- Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e): referente à prestação de serviços oferecidos por empresas como oficinas mecânicas;
- Nota Fiscal ao Consumidor Eletrônica (NFC-e): similar ao antigo cupom fiscal, porém dispensa a inclusão dos dados do cliente.
De maneira geral, todas as empresas são legalmente obrigadas a emitir nota fiscal. No entanto, existem algumas especificidades quando se trata da emissão para Microempreendedores Individuais (MEI).
Portanto, se você ainda não faz, é preciso iniciar a emissão de nota fiscal na sua empresa, garantindo assim a conformidade com as normas fiscais vigentes.
Quais são os benefícios de emitir uma nota fiscal na sua empresa?
Existem muitas vantagens em emitir nota fiscal ao prestar serviços na sua empresa. Além da vantagem mais notável, que é eliminar o risco de multas e problemas com a Lei, há uma série de outros benefícios para o seu negócio de maneira geral.
Veja alguns exemplos abaixo:
- Promove confiança e transparência junto aos clientes: A emissão de nota fiscal demonstra profissionalismo e comprometimento, aumentando a confiança dos clientes na sua empresa e garantindo transparência nas transações.
- Aprimora a gestão logística do estabelecimento: Emitir notas fiscais também possibilita um melhor controle do estoque de peças e materiais, auxiliando na gestão eficiente dos recursos da empresa.
- Contribui para o controle financeiro: Ao registrar todas as transações de forma organizada, a emissão de nota fiscal facilita o acompanhamento das receitas e despesas, permitindo uma gestão financeira mais eficaz.
- Facilita o gerenciamento operacional: Com a emissão de notas fiscais, é possível registrar todas as atividades realizadas na empresa, desde a entrada de veículos até a prestação de serviços, facilitando o controle e a gestão das operações diárias.
- Reduz a ocorrência de erros: A padronização do processo de emissão de notas fiscais diminui a possibilidade de erros e inconsistências nas informações registradas, garantindo maior precisão nos registros contábeis.
- Aperfeiçoa o processo de auditoria fiscal: A emissão regular de notas fiscais simplifica o processo de auditoria fiscal, fornecendo um histórico completo das operações realizadas pela empresa e facilitando a conformidade com as normas tributárias.
- Garante conformidade legal perante os órgãos fiscais: Emitir nota fiscal é uma obrigação legal para empresas, e o cumprimento dessa exigência garante que a empresa esteja em conformidade com as leis tributárias, evitando penalidades e multas.
- Permite a geração de relatórios precisos: Por fim, com as informações registradas nas notas fiscais, é possível gerar relatórios detalhados sobre as atividades da empresa, fornecendo insights valiosos para a tomada de decisões estratégicas e o planejamento futuro do negócio.
O que saber antes de emitir uma NF-e na sua empresa?
Para realizar a emissão de Nota Fiscal Eletrônica ou Cupom Fiscal Eletrônico, é imprescindível adquirir um certificado digital vinculado ao CNPJ da empresa.
Esse certificado digital funciona como uma assinatura eletrônica que valida a nota fiscal durante o processo de emissão, assegurando a autenticidade dos dados e da empresa emissora.
No caso da emissão da Nota Fiscal de Serviço, muitas prefeituras disponibilizam um sistema que requer apenas um login e senha, dispensando a necessidade de aquisição do certificado digital.
Além disso, ao emitir qualquer tipo de nota fiscal para sua empresa, é necessário seguir boas práticas e tomar os devidos cuidados:
- Busque orientação de um contador de confiança para entender as leis federais, estaduais e municipais que regulamentam a sua empresa;
- Demonstre transparência e boa vontade ao sempre emitir nota fiscal, sem a necessidade de solicitação por parte do cliente;
- Preencha os documentos fiscais com atenção, calma e de acordo com a legislação vigente;
Por fim, se você tem dificuldade em emitir notas fiscais na sua empresa, conte com um software de emissão inteligente para simplificar o processo de emissão de notas fiscais para sua empresa.
Através da APTO SISTEMAS, você pode emitir os três tipos de notas fiscais de maneira prática e integrada às operações da sua empresa.
