Organizar as operações é essencial para empresas que oferecem serviços, garantindo atendimento de qualidade aos clientes.
Neste contexto, a ordem de serviço emerge como uma ferramenta para facilitar o planejamento diário das atividades.
Porém, é preciso compreender completamente o propósito desses documentos, suas vantagens e a maneira adequada de empregá-los.
Para explorar esses aspectos, prossiga com a leitura deste artigo e aprenda como elaborar uma ordem de serviço de forma eficiente.
Aqui está tudo o que você precisa saber sobre esse tema.
O que é uma Ordem de Serviços?
A Ordem de Serviço, conhecida também como OS, é um documento que formaliza a execução de um serviço específico para um cliente.
Sua função primordial é confirmar a necessidade da realização do trabalho.
A Ordem de Serviço é extremamente importante na organização das atividades diárias da empresa, registrando detalhes como o que deve ser feito, onde e quando.
Ela pode incluir informações sobre os materiais necessários e a mão de obra requerida.
Além de servir como registro das tarefas a serem realizadas pela equipe, a OS auxilia no controle e na atualização do banco de dados, proporcionando um histórico de atendimentos útil para análises posteriores.
Emitir este documento oferece diversas vantagens, incluindo a possibilidade de identificar o público-alvo, os serviços mais demandados, os materiais utilizados e os períodos de maior demanda ao longo do ano.
Integrar as ordens de serviço à rotina da empresa de prestação de serviços traz inúmeras vantagens, especialmente no que diz respeito à produtividade e ao atendimento ao cliente.
Com uma organização eficiente, a equipe pode lidar com um maior volume de serviços diariamente, enquanto o atendimento ao cliente se torna mais ágil e preciso, minimizando o risco de erros ou informações confusas.
Quando registrada de maneira adequada, a OS garante a execução do serviço contratado sem contratempos, aumentando a produtividade e garantindo a qualidade do atendimento.
Por fim, as ordens de serviço oferecem benefícios adicionais, como o controle efetivo do estoque através do registro dos materiais utilizados em cada serviço, e auxiliam no controle financeiro ao registrar as transações e manter o controle do fluxo de caixa.
Como funciona uma Ordem de Serviços?
A implementação de uma Ordem de Serviço (OS) traz uma abordagem profissional à gestão de serviços, sistematizando todo o processo de venda e execução das soluções oferecidas.
Anteriormente à introdução da OS, as empresas do ramo operavam de maneira desorganizada, confiando apenas na memória para manter registros de pedidos e comunicando detalhes de forma informal.
No entanto, a centralização de todas as informações relacionadas ao trabalho a ser realizado em um documento traz diversos benefícios à rotina empresarial.
Por exemplo, com uma OS, pode haver uma melhor organização operacional, otimização da gestão financeira, controle de estoque e garantia da qualidade do serviço prestado.
Na prática, o processo ocorre da seguinte forma:
- O cliente apresenta uma demanda e solicita um orçamento;
- A equipe comercial negocia com o cliente, acordando o serviço a ser prestado, o preço e outros detalhes relevantes;
- Após a conclusão da negociação, a empresa emite uma Ordem de Serviços interna para estruturar o trabalho a ser executado;
- A Ordem de Serviços passa a servir como um guia para cada etapa do processo, marcando o início da prestação do serviço e orientando as atividades a serem realizadas.
Os detalhes contidos em uma ordem de serviço são adaptados de acordo com a natureza das operações da empresa e o tipo de serviço a ser prestado.
Em linhas gerais, o documento deve conter os seguintes elementos:
- Identificação única da ordem de serviço.
- Descrição detalhada do serviço a ser realizado.
- Valor acordado para o serviço.
- Local onde o serviço será executado.
- Informações do cliente, incluindo nome/razão social, CPF/CNPJ, endereço e telefone.
- Data de emissão da ordem de serviço.
- Condições de pagamento.
Adicionalmente, a ordem de serviço pode incluir o nome do profissional responsável, relatórios técnicos, razão da requisição, descrição do problema a ser solucionado.
Também deve conter a lista de peças e materiais necessários, horário de início e término do serviço, entre outros detalhes pertinentes.
Esses dados conferem à ordem de serviço um caráter de autorização para o início da execução do serviço, além de servirem como referência para consulta de informações futuras.
Portanto, é recomendável que o colaborador responsável pela emissão da ordem de serviço assine o documento, indicando seu cargo, para facilitar o controle interno dos pedidos.
Como emitir uma Ordem de Serviços?
No passado, as OS eram manualmente registradas e os funcionários precisavam anotar todos os detalhes em formulários físicos.
Atualmente, a maioria das organizações optou pela transição para o formato digital das instruções de trabalho, visando diminuir tarefas repetitivas, otimizar o tempo e garantir a uniformidade dos documentos.
Uma alternativa é utilizar um modelo de OS que pode ser baixado e adaptado em uma planilha do Microsoft Excel.
Isso possibilita a impressão do documento para distribuição à equipe encarregada da execução das tarefas.
Entretanto, existe uma abordagem ainda mais eficaz e rápida para emitir instruções de trabalho: por meio de um sistema de gestão automatizado.
Essas soluções de software permitem o preenchimento ágil do documento através de um formulário padronizado, integrando a emissão de instruções de trabalho com todo o ciclo de vendas e pagamentos.
Dessa maneira, é possível emitir instruções de trabalho em poucos cliques e acompanhar diversas etapas da operação, incluindo:
- Criação do orçamento para o cliente;
- Execução do serviço após a aprovação da proposta comercial;
- Acompanhamento do progresso do serviço;
- Conclusão e finalização da tarefa.
No sistema online, cada fase do serviço pode ser facilmente acessada a qualquer momento, permitindo esclarecer dúvidas e realizar ajustes conforme necessário.
O número de identificação é necessário para diferenciar uma ordem de serviço da outra, especialmente em empresas que emitem múltiplas ordens diariamente, garantindo assim a organização do processo e o atendimento eficiente das demandas.
Para uma abordagem mais personalizada, o empresário pode customizar a ordem de serviço de acordo com os serviços oferecidos pela empresa, incluindo informações padronizadas sobre o negócio, como CNPJ, razão social e endereço, no documento original.
Quando utilizar uma Ordem de Serviços?
A utilização da Ordem de Serviços é essencial antes do início de qualquer serviço, sendo formalizada no momento do pagamento, após a conclusão da negociação.
Posteriormente, a Ordem de Serviços é repassada ao profissional encarregado da execução, fornecendo orientações como o endereço do local de trabalho e a relação de materiais necessários.
Essa prática inicia-se antes do início efetivo do serviço.
Na elaboração da ordem de serviço, são detalhados os tipos e quantidades de insumos necessários, permitindo à empresa manter o controle do consumo de materiais.
A utilização de um software de gestão de estoque possibilita a integração das ordens de serviço com o estoque disponível, automatizando esse controle.
Elaborar uma Ordem de Serviços não apenas facilita o setor financeiro, mas em diversos outros departamentos da empresa, servindo de base para a emissão de notas fiscais e o registro de novas vendas de serviços.
Ela contribui significativamente para a organização, fornecendo uma visão clara de todos os serviços em andamento.
Assim, fica evidente como esse documento pode profissionalizar a empresa, melhorar sua imagem corporativa e otimizar a organização interna, proporcionando uma série de vantagens em um único recurso.
No entanto, é preciso escolher metodologias que sejam mais benéficas para o negócio, e uma delas é a utilização de softwares que integram as informações e facilitam a comunicação entre os setores.
Diante da importância da ordem de serviço, é recomendável implementar essa prática na empresa, promovendo discussões com os colaboradores e fornecendo os treinamentos necessários.
